Como enviar emails de qualidade que geram resultados

O email é uma das ferramentas de comunicação mais usadas no mundo profissional, mas também uma das pior utilizadas. Muitas vezes, os emails são ignorados, mal interpretados ou apagados pelos destinatários, o que pode prejudicar a sua imagem, a sua produtividade e os seus objetivos. Por isso, é importante seguir algumas regras básicas para enviar emails de qualidade que geram resultados. Neste artigo, vamos apresentar 10 regras essenciais para escrever e enviar emails profissionais eficazes.

Defina o seu objetivo

Antes de escrever um email, deve saber qual é o seu objetivo com essa comunicação. Quer informar, solicitar, confirmar, agradecer, elogiar, reclamar, resolver, negociar ou persuadir? O seu objetivo vai determinar o tom, o conteúdo e a estrutura do seu email. Por isso, defina o seu objetivo e mantenha-o em mente durante todo o processo de escrita e envio do email.

Escolha o destinatário certo

Outro aspecto importante é escolher o destinatário certo para o seu email. Deve enviar o email apenas para as pessoas que precisam ou querem receber a sua mensagem. Evite enviar emails para destinatários desnecessários, como cópias ocultas, grupos ou listas de distribuição. Isso pode gerar confusão, desinteresse ou irritação nos destinatários. Além disso, respeite a hierarquia e a etiqueta da sua empresa ou organização na hora de escolher o destinatário. Não envie emails para pessoas que não têm relação direta com o assunto ou que não têm autoridade para tomar decisões.

Crie um assunto claro e atraente

O assunto é a primeira coisa que o destinatário vê quando recebe o seu email. Por isso, ele deve ser claro, conciso e atraente. O assunto deve resumir o conteúdo e o objetivo do seu email, de forma que o destinatário saiba do que se trata e se interesse em abrir e ler a sua mensagem. Evite assuntos vagos, genéricos, longos ou irrelevantes. Também evite usar palavras que possam ser consideradas spam, como "urgente", "importante", "grátis", "clique aqui", etc.

Use uma saudação adequada

A saudação é a forma como você se dirige ao destinatário no início do seu email. Ela deve ser adequada ao grau de formalidade, de proximidade e de respeito que tem com o destinatário. Em geral, pode usar as seguintes saudações:

• Prezado(a) + nome ou cargo, para destinatários formais, desconhecidos ou hierarquicamente superiores.
• Caro(a) + nome, para destinatários informais, conhecidos ou hierarquicamente iguais ou inferiores.
• Olá + nome, para destinatários casuais, amigos ou familiares.

Evite usar saudações genéricas, como "Senhor(a)", "Caro(a) cliente" ou "Prezado(a) amigo(a)". Também evite usar saudações coloquiais, como "Oi", "E aí" ou "Fala".

Escreva um conteúdo relevante e organizado

O conteúdo é a parte mais importante do seu email. Ele deve ser relevante, organizado e coerente com o seu objetivo e o seu assunto. Deve escrever o conteúdo do seu email seguindo as seguintes regras:

• Use uma linguagem clara, simples e objetiva. Evite usar termos técnicos, jargões, gírias ou abreviações que possam dificultar a compreensão do destinatário.
• Use uma estrutura lógica e sequencial. Comece com uma introdução, onde apresenta o assunto e o objetivo do seu email. Depois, desenvolva o corpo do email, onde expõe os factos, os argumentos, os dados ou as informações que sustentam o seu objetivo. Por fim, faça uma conclusão, onde resume o seu email, reforça o seu objetivo e faz um encerramento ou uma chamada à ação.
• Use parágrafos curtos e bem definidos. Cada parágrafo deve ter uma ideia principal e estar relacionado ao assunto e ao objetivo do seu email. Evite escrever parágrafos longos, confusos ou desconexos.
• Use marcadores, listas, negritos, itálicos ou sublinhados para destacar as informações mais importantes ou relevantes do seu email. Isso ajuda a chamar a atenção do destinatário e a facilitar a leitura e a compreensão do seu email.

Reveja o seu email antes de enviar

Antes de enviar o seu email, deve revê-lo cuidadosamente para evitar erros de ortografia, de gramática, de pontuação ou de tipografia. Esses erros podem comprometer a sua credibilidade, a sua imagem e a sua mensagem. Pode usar ferramentas de correção ortográfica e gramatical, como o Word, o Google Docs ou o Grammarly, para ajudá-lo na revisão do seu email. Além disso, deve reler o seu email para verificar se ele está claro, coerente, completo e cortês. Pode colocar-se no lugar do destinatário e perguntar-se se o seu email atende às suas expectativas e necessidades.

Use uma despedida cordial

A despedida é a forma como encerra o seu email. Ela deve ser cordial, educada e adequada ao grau de formalidade, de proximidade e de respeito que tem com o destinatário. Em geral, pode usar as seguintes despedidas:

• Atenciosamente, para destinatários formais, desconhecidos ou hierarquicamente superiores.
• Cordialmente, para destinatários informais, conhecidos ou hierarquicamente iguais ou inferiores.
• Abraços, para destinatários casuais, amigos ou familiares.

Evite usar despedidas genéricas, como "Saudações" ou "Cumprimentos". Também evite usar despedidas coloquiais, como "Tchau", "Beijo" ou "Fui".

Inclua uma assinatura profissional

A assinatura é a forma como se identifica no final do seu email. Ela deve incluir o seu nome completo, o seu cargo, o nome da sua empresa ou organização e as suas informações de contacto, como telefone, email, site ou redes sociais. A assinatura deve ser profissional, simples e padronizada. Pode usar um modelo de assinatura ou criar a sua própria. Também pode incluir o logotipo da sua empresa ou organização, se for o caso.

Anexe os ficheiros necessários

Se o seu email requer o envio de algum ficheiro, como um documento, uma folha de cálculo, uma apresentação ou uma imagem, deve anexá-lo ao seu email. Deve seguir as seguintes dicas para anexar os arquivos necessários:

• Verifique se o ficheiro está no formato correto e compatível com o destinatário. Evite enviar arquivos em formatos desconhecidos, obsoletos ou incompatíveis com o sistema operativo ou o programa do destinatário.
• Verifique se o ficheiro está no tamanho adequado e dentro do limite permitido pelo seu fornecedor de serviço de email. Evite enviar arquivos muito grandes, que possam demorar para serem enviados, recebidos ou abertos pelo destinatário. Se o arquivo for muito grande, pode compactá-lo, reduzi-lo ou enviá-lo por outro meio, como um link, um drive ou uma nuvem.
• Verifique se o ficheiro está com o nome correto e descritivo. Evite enviar arquivos com nomes genéricos, confusos ou irrelevantes. O nome do arquivo deve indicar o seu conteúdo e a sua versão, se for o caso.
• Verifique se o arquivo está livre de vírus, malwares ou outras ameaças. Evite enviar arquivos que possam comprometer a segurança, a privacidade ou o funcionamento do computador do destinatário. Pode usar um antivírus ou um firewall para verificar e proteger os seus arquivos antes de enviá-los.
• Mencione e explique os ficheiros anexados no corpo do seu email. Evite enviar ficheiros sem nenhuma referência ou explicação no seu email. Deve informar o destinatário sobre quais são os arquivos anexados

Envie o seu email no momento certo

O último aspecto a considerar é o momento de enviar o seu email. Deve escolher o melhor horário e dia para enviar o seu email, de acordo com o seu objetivo, o seu destinatário e a sua urgência. Deve evitar enviar emails em horários ou dias impróprios, como madrugada, fim de semana, feriado ou véspera de feriado. Isso pode fazer com que o seu email seja ignorado, esquecido ou mal recebido pelo destinatário. Também deve evitar enviar emails em horários ou dias de pico, como início da manhã, fim da tarde ou segunda-feira. Isso pode fazer com que o seu email se perca entre os muitos emails que o destinatário recebe nesses períodos.

Para enviar o seu email no momento certo, pode seguir as seguintes regras:

• Investigue sobre o seu destinatário e o seu contexto. Tente descobrir qual é o seu fuso horário, o seu horário de trabalho, o seu ritmo de atividade, as suas preferências e as suas expectativas em relação ao email.
• Escolha um horário e um dia que sejam convenientes e adequados para o seu destinatário. Tente enviar o seu email num horário e num dia em que o destinatário esteja mais propenso a abrir, ler e responder o seu email, como meio da manhã, meio da tarde ou terça-feira.
• Considere a urgência e a importância do seu email. Se o seu email for urgente e importante, deve enviá-lo o quanto antes, mas sempre respeitando o horário e o dia do seu destinatário. Se o seu email não for urgente nem importante, pode aguardar por um momento mais oportuno para enviá-lo, mas sempre dentro de um prazo razoável.

Conclusão

Enviar emails de qualidade é uma habilidade essencial para o sucesso no mundo profissional. Os emails de qualidade são aqueles que atingem o seu objetivo, geram resultados e criam uma boa impressão. Para enviar emails de qualidade, deve seguir algumas regras básicas, como definir o seu objetivo, escolher o destinatário certo, criar um assunto claro e atraente, usar uma saudação adequada, escrever um conteúdo relevante e organizado, rever o seu email antes de enviar, usar uma despedida cordial, incluir uma assinatura profissional, anexar os ficheiros necessários e enviar o seu email no momento certo. Esperamos que este artigo o ajude a escrever e enviar emails profissionais eficazes.

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